A cura di Lucy James (event marketing manager di Synesthesia) e Marco Mazzaglia (Video Games Evangelist in Synesthesia).

Mentre gli organizzatori di eventi di tutto il mondo sono alle prese per portare online i loro contenuti tradizionali, una delle sfide più comuni che oggi si pone al mondo della meeting industry è come ottenere il massimo coinvolgimento durante tutta la durata di un evento virtuale. I segreti per avere un maggiore engagement sono ormai noti a tutti da tempo. Ma che cosa cambia se gli eventi sono virtuali? 

Affinché tutti ottengano il massimo successo possibile dal nuovo format dell’evento è importante che ogni stakeholder sia pienamente coinvolto. 

Relatori e contenuti eccezionali

Quando si pianifica l’agenda dell’evento virtuale, la qualità del contenuto e dei relatori può diventare molto più importante rispetto a un evento dal vivo. Durante una manifestazione  digitale se il contenuto non soddisfa le attese, i partecipanti possono decidere di “andarsene” semplicemente con un “touch”. Questo ci fa capire quanto sia importante che il contributo portato dai relatori in termini di contenuti sia pertinente e, se possibile, esclusivo. Vi sono diversi fattori da tenere in considerazione durante l’organizzazione: 

  • l’esperienza del relatore;
  • il fatto che egli abbia svolto una ricerca/attività originale;
  • la messa in scena da parte del relatore di una “performance”,

Qualunque siano i criteri su cui far leva per il successo dell’evento, occorre tener ben presente che essi diventano ancora più rilevanti se il contesto è digitale.

Timing e format

Siamo tutti consapevoli del fatto che il grado di attenzione dei partecipanti si abbassa notevolmente se l’evento è online. Saper scegliere quale format sia più indicato per l’occasione è decisivo. Ti consigliamo quindi di pianificare colloqui o sessioni in modo che i tempi siano piuttosto brevi e assicurati, inoltre, che i contenuti corrispondano al tema preannunciato nel titolo. In alcuni casi, potrebbe essere opportuno intervallare le sessioni con dei sondaggi o con delle domande per mantenere alta l’attenzione dei partecipanti sull’argomento. Cercare di mantenere una presentazione vivace e visivamente accattivante non è un compito facile. Vi sono diversi format di presentazione che possono andar bene, non solo Powerpoint. Per esempio includere all’interno delle presentazioni video e infografiche, live coding o altri elementi live rilevanti per il pubblico di settore può aiutare notevolmente a mantenere alta l’attenzione dei partecipanti.

Tecniche di gamification

Attraverso la gamification è possibile aggiungere elementi ludici all’interno di un contesto o durante un’esperienza che non sia di gioco al fine di aumentare il coinvolgimento dei partecipanti. Questo meccanismo è in grado di apportare notevoli vantaggi in termini di attenzione attraverso la creazione di gare, sfide a punti, risoluzione di problemi o quiz. L’obiettivo è quello di far sentire coinvolti i partecipanti attraverso un’alta partecipazione al gioco. Quello che viene a instaurarsi sarà un vero e proprio “circuito di coinvolgimento”.

Elementi essenziali della gamification

Ci sono un paio di principi fondamentali che fanno la differenza per un gioco coinvolgente e di successo. Per gli organizzatori di eventi questi principi non sono nuovi, ma sono gli stessi principi applicati a tutte le decisioni più importanti legate alla scelta del relatore principale e al contenuto della email da inviare al termine dell’evento. Il primo è collegato alla conoscenza approfondita del pubblico e il secondo è collegato agli obiettivi che con la manifestazione vuoi raggiungere.

Definire il pubblico target

Per coinvolgere il pubblico al tuo evento virtuale è essenziale sapere esattamente con chi stai parlando. Vi sono informazioni demografiche di base che possono includere area geografica di provenienza, età, azienda per la quale lavorano, ruolo lavorativo, ecc., ma le informazioni più interessanti riguardano il “comportamento”. Come organizzatore di eventi, che cosa sai esattamente dei tuoi partecipanti? Prenotano in anticipo o in ritardo? Pagano direttamente loro o fatturano all’azienda? Partecipano a molti eventi? Quali sono le loro abitudini? Hanno familiarità con gli strumenti digitali? Sono molto attivi sui social media? Se sì, su quali canali sono attivi? Con quale frequenza? Le risposte a tutte queste domande saranno approssimazioni, ma le intuizioni comportamentali che puoi creare ti aiuteranno a definire un’esperienza di gioco che sarà in sintonia con il tuo pubblico.  

“Esistono tanti e diversi tipi di giochi e tecniche di gioco che è davvero importante scegliere l’approccio giusto per il tuo pubblico specifico”. (Marco Mazzaglia, Video Games Evangelist in Synesthesia).

Comprendere gli obiettivi dell’evento

L’obiettivo della gamification e dei giochi come parte del tuo evento virtuale è quello di aggiungere l’effetto “wow”, per far aumentare la partecipazione alle attività previste. Pertanto, ti consigliamo di programmare bene gli obiettivi e di sviluppare contemporaneamente una buona strategia di gamification per essere sicuro che i risultati del gioco siano legati ai risultati complessivi dell’evento digitale. Se vuoi creare un ambiente di apprendimento ottimale, il gioco sarà quel mezzo che guiderà i partecipanti al raggiungimento di questo obiettivo. Se, invece, l’obiettivo dell’evento è legato a ottenere un numero elevato di check-in, il gioco avrà la funzione di premiare il comportamento dei partecipanti. 

Resta, dunque, concentrato sugli obiettivi dell’evento; il gioco deve essere sempre orientato ad essi. E non averne di diversi e distonici. Non è intrattenimento.

Tre suggerimenti chiave per implementare con successo la gamification

Con una chiara strategia legata alle caratteristiche comportamentali del tuo pubblico e con gli obiettivi dell’evento ben delineati, ora sei pronto dare il “via” alle attività di gamification previste. Ecco 3 suggerimenti da tenere bene a mente durante questa fase:

  1. Il gioco rappresenta una caratteristica importante del tuo evento digitale, quindi assicurati di comunicare bene questo messaggio in tutte le tue informazioni prima dell’avvio. È possibile addirittura che tu possa lanciare il tuo pre-evento attraverso un gioco per creare clamore, consapevolezza e coinvolgimento anticipato. 
  2. Riporta chiaramente e in modo semplice le regole del gioco e i premi previsti. Assicurati che il pubblico conosca le informazioni di base e che sappia dove e come partecipare e come richiedere i premi.
  3. Usa gli strumenti e la tecnologia che soddisfano le tue esigenze. Sono molti gli strumenti e le soluzioni che offrono interessanti idee di gioco. Naturalmente il tuo gioco avrà bisogno di un elemento tecnologico. Assicurati, però, che la tecnologia non rappresenti un elemento di distrazione: essa ha il compito di alimentare il gioco per raggiungere il massimo coinvolgimento dei partecipanti e non è fine a sé stessa.

Speriamo che questi nostri consigli siano stati utili. Continuate a seguirci. 

Nel prossimo articolo parleremo delle 15 idee di gioco e di gamification per aumentare il coinvolgimento dei partecipanti per il tuo evento virtuale.