A cura di Lucy James (event marketing manager di Synesthesia).

Ogni anno, ad aprile, Synesthesia organizza droidcon Italia, una conferenza di due giorni per oltre 1000 sviluppatori Android.
L’edizione 2020 è stata rinviata a causa del Covid-19. Tuttavia, con il supporto di eccellenti sponsor, relatori e partner,  siamo stati in grado di realizzare in tempi rapidissimi una serie di webinar focalizzati sul mondo Android. Dopo aver realizzato ben sette webinar (e con altri 18 in cantiere) siamo lieti di condividere i nostri 10 consigli utili per la gestione di un webinar di successo.

Nel corso di questa iniziativa abbiamo scoperto che fornire un’esperienza unica per tutti i partecipanti è rilevante sia per gli eventi digitali sia per eventi dal vivo.

1) È utile sperimentare diverse piattaforme e strumenti per vedere che cosa funziona meglio per l’utente

Quando organizziamo eventi dal vivo, facciamo ricerche, visitiamo e valutiamo un numero di luoghi diversi. Allo stesso modo, per i nostri webinar abbiamo testato diverse piattaforme per capire che cosa funzionasse meglio per noi. Abbiamo organizzato webinar utilizzando sia Google Meet sia Cisco WebEx ed eseguito test interni utilizzando Crowd Cast.

È importante determinare quali sono i tuoi criteri per  valutare correttamente una piattaforma piuttosto che un’altra. Essi potrebbero includere:

  • facilità di accesso – quanto è facile per i partecipanti partecipare al webinar;
  • controlli dell’organizzatore: quali funzionalità sono disponibili per l’organizzatore e i partecipanti, per esempio. silenziare, terminare la chiamata;
  • velocità / latenza e la qualità della connessione;
  • display: quale vista hanno i partecipanti e quale vista vuoi che abbiano.

Dopo un paio di webinar abbiamo scelto di utilizzare Sli.do anche per le domande e le risposte del webinar. Sli.do mantiene le risposte in un “pacchetto” insieme alla domanda, mentre, per esempio, utilizzando solo la barra della chat può essere difficile seguire il thread delle risposte.

2) Le prove sono fondamentali per il successo dell’evento del giorno

Ogni singola prova che abbiamo fatto ha evidenziato un diverso “problema” che altrimenti non avremmo scoperto fino a quando non saremmo stati in diretta. Le prove sono importanti per far emergere eventuali idiosincrasie. Ecco alcuni dei diversi problemi che abbiamo affrontato durante le prove:

  • connessione audio non funzionante,
  • qualità della connessione diversa a seconda del browser scelto,
  • i tasti di una tastiera erano troppo rumorosi per la parte di codifica live del webinar.

Per fornire un’esperienza professionale al relatore e ai partecipanti è ovviamente fondamentale risolvere questo tipo di problemi prima del webinar.

Tutte le nostre prove sono state una buona occasione per conoscere i nostri oratori, colmando la mancanza di poter andare a cena con loro prima dell’evento o poter realizzare una riunione comunque in presenza.

3) L’orario programmato per il webinar incide sulla quantità e sul profilo dei partecipanti

La scelta dell’orario è importante per rendere accessibile l’evento in ogni area geografica del mondo. Abbiamo scelto di alternare i nostri webinar in due orari diversi, 11:00 CET (ora dell’Europa centrale) e 15:00 CET. La slot delle 11:00 si svolge nel pomeriggio / nel tardo pomeriggio in Asia, e la slot delle 15:00 è al la mattina negli Stati Uniti.

Abbiamo anche considerato che esiste un vantaggio nell’avere due orari diversi per accogliere partecipanti con giorni lavorativi, orari e impegni diversi.

4) Le informazioni e i collegamenti sono importanti

La nostra comunicazione pre-evento continua a evolversi mentre cerchiamo di fornire informazioni più chiare possibili. Ovviamente siamo consapevoli che i nostri partecipanti partecipano attraverso una varietà di dispositivi e browser diversi, che l’inglese non è la loro lingua principale, che potrebbero non aver salvato informazioni, collegamenti o richieste di calendario precedenti, e che, in effetti, potrebbero avere completamente dimenticato che si sono registrati per il webinar.

Quindi, tenendo presente tutto questo, stiamo cercando di rendere le nostre e-mail e i post social pre-evento il più possibile immediati, utilizzando un solo click per l’ingaggio. In alcuni casi abbiamo riscontrato che alcuni partecipanti arrivano ai nostri webinar con anticipo. Per questo motivo abbiamo deciso tenere la piattaforma “attiva” anche un’ora prima dell’evento.

5) Utilizzare gli appuntamenti in calendario

Questa funzionalità è stata introdotta nel nostro quarto webinar. All’inizio eravamo preoccupati di sovraccaricare i nostri partecipanti con collegamenti, notifiche e messaggi e abbiamo deciso quindi di inviare gli appuntamenti sul calendario. In questo modo i partecipanti sono in grado di scegliere di accettare o rifiutare in modo semplice. I risultati, per noi, sono stati davvero buoni. Ovviamente una volta che un partecipante accetta una richiesta di calendario, ha l’appuntamento segnato nel suo diario e riceve anche le notifiche del prossimo appuntamento. È difficile collegare questa azione a risultati esatti, ma possiamo affermare che dal momento in cui abbiamo adottato questa tecnica si è registrato un notevole picco nella percentuale di iscritti che hanno partecipato al webinar.

Speriamo che questi primi 5 consigli siano stati utili.

Nella seconda parte elencheremo anche gli altri cinque e trarremo qualche conclusione.
A presto.